EU ændrer regler for forretningsrejser

En medarbejder, der rejser til et kundemøde i Sverige, en projektopgave i Frankrig eller en konference i Tyskland, kan i nogle tilfælde være forpligtet til at have dokumentation for, hvilket lands socialsikringssystem personen tilhører.

EU nærmer sig nu en politisk aftale om ændringer i reglerne for såkaldte A1-attester. Forslaget har til formål både at forenkle visse typer forretningsrejser og styrke kontrollen med grænseoverskridende arbejde i Europa.

For arbejdsgivere kan dette have praktiske konsekvenser langt ud over traditionelle udstationeringer.

Lidt kendt krav til forretningsrejser i Europa

A1-attesten er et dokument, der bekræfter, hvilket lands socialsikringssystem en medarbejder er tilknyttet, når den pågældende midlertidigt udfører arbejde i et andet EØS-land.

For danske medarbejdere betyder det, at dokumentet viser, at personen stadig er medlem af den danske sundhedsordning, selvom arbejdet udføres i et andet europæisk land.

Mange forbinder ordningen med længerevarende udstationeringer eller udstationeringer i udlandet. I praksis kan reglerne også omfatte almindelige forretningsrejsende, der rejser til møder, kundebesøg, projektarbejde eller opgaver i andre EØS-lande.

Det er netop denne gruppe, som EU nu forsøger at tilpasse reglerne bedre til.

Forslag om undtagelser for visse rejser

Ifølge en analyse fra immigrations- og mobilitetsrådgiver Fragomen indeholder den foreløbige aftale mellem EU-institutionerne flere nye undtagelser, der kan reducere behovet for et A1-certifikat for visse typer af kortvarige aktiviteter.

Forslaget omfatter blandt andet deltagelse i konferencer, seminarer, interne møder samt videnskabelige og kulturelle begivenheder.

Der foreslås også en undtagelse for visse arbejdsrelaterede aktiviteter, der varer op til tre sammenhængende dage inden for en periode på 30 dage.

Formålet er at reducere den administrative byrde for både arbejdsgivere og arbejdstagere ved kortvarige opgaver, der har ringe indflydelse på arbejdsmarkedet i værtslandet.

Samtidig annonceres der strengere kontroller.

Selvom reglerne på nogle områder bliver enklere, påpeger Fragomen, at EU også ønsker at styrke overholdelsen af reglerne.

Et centralt element er, at dokumentationen i højere grad skal være på plads, før arbejdet påbegyndes i et andet land, i stedet for at den indhentes bagefter, hvis myndighederne udfører kontroller.

Dette kan have konsekvenser for virksomheder, der sender medarbejdere på korte opgaver i Europa uden etablerede rutiner for håndtering af A1-certifikater og anden mobilitetsdokumentation.

I flere europæiske lande udføres der allerede kontrol af udenlandske arbejdstagere og virksomheder. I tilfælde af manglende dokumentation kan arbejdsgivere risikere bøder eller andre administrative sanktioner, afhængigt af nationale regler.

Bliver en stadig vigtigere del af rejsehåndtering

Udviklingen illustrerer, hvordan compliance, skat, social sikring og arbejdsret bliver stadig vigtigere emner inden for international forretningsrejser.

Traditionelt har rejsehåndtering handlet om flybilletter, hoteller og retningslinjer for rejseudgifter. I dag skal mange virksomheder også håndtere et voksende antal regler relateret til at arbejde på tværs af grænser.

For virksomheder med medarbejdere, der regelmæssigt rejser mellem Danmark og andre europæiske lande, kan de foreslåede ændringer derfor være relevante langt ud over HR-afdelingen.

Selv korte forretningsrejser kan i stigende grad blive underlagt dokumentationskrav og regulatoriske kontroller.

Ikke vedtaget endnu

Forslaget er endnu ikke endeligt vedtaget. Før reglerne kan træde i kraft, skal de endelige formelle processer være afsluttet i EU.

Udviklingen peger dog i retning af et mere digitaliseret og harmoniseret system til håndtering af social forsikring og medarbejdermobilitet på tværs af Europa.

For arbejdsgivere, der sender medarbejdere på opgaver i EØS-området, kan dette være et signal om, at dokumentations- og compliancekrav vil få øget opmærksomhed i de kommende år.

Kilder

• Fragomen, EU A1 simplification: business travel compliance, juni 2026

• Fragomen, The importance of A1 certificates, juni 2026

• European Commission, Coordination of social security systems, juni 2026