Ny rapport: Fjernarbejde øger behovet for fysiske møder

Rapporten peger på en ændret rolle for konferencer og møder. Når information, vidensoverførsel og dele af kompetenceudviklingen kan foregå digitalt, får det fysiske møde en anden funktion: at skabe fællesskab, opbygge relationer og give plads til fælles refleksion.

Samtidig stilles der større krav til, hvad en konference reelt skal give deltageren. Ifølge rapporten ønsker 69 procent at vide så meget som muligt om konferencen på forhånd. For deltageren handler det i højere grad om at afveje værdien af at rejse og forlade hverdagen mod det, mødet faktisk tilbyder.

- Vi har aldrig haft flere måder at undgå at mødes på og aldrig haft et større behov for at gøre det. Organisationer, der stadig booker møder for at formidle information, vil opdage, at folk holder op med at komme, mens de, der bruger mødet til at skabe sammenhæng, får medarbejdere, der faktisk gerne vil være der. Om fem år tror jeg, at evnen til at designe et møde, som mennesker glæder sig til, er en ledelseskompetence, siger Michael Schüller, administrerende direktør for Svenska Möten.

Tre forandringer påvirker konferencen

Rapporten identificerer tre udviklinger, der ændrer forudsætningerne for møder og konferencer:

Øget ensomhed. Andelen af svenskere, der beskriver deres liv som ensomt, er steget fra 12 til 32 procent på tyve år, ifølge Kairos Futures langtidsstudie af svenskernes værdier. Samtidig er det fysiske møde ikke nødvendigvis attraktivt for alle. Blandt yngre mødedeltagere oplyser 36 procent, at de ikke ligefrem ser frem til konferencer og møder uden for kontoret.

Nye forventninger til mødet. Ledere ønsker ofte at bruge konferencen til at opbygge fællesskab og et fælles »vi«, mens deltagerne i højere grad vil vide, hvad de selv får ud af tiden. Rapporten peger på behovet for at kombinere begge perspektiver.

Krav om mindre friktion. 69 procent ønsker at få så meget information som muligt om konferencen på forhånd. Deltagerne vil vide, hvad de får ud af rejsen, og hvordan mødet står mål med det, de fravælger ved at forlade hjemmekontoret.

Udviklingen forstærkes af AI og andre digitale værktøjer. Når information kan formidles hurtigere og mere effektivt digitalt, bliver det fysiske samvær mindre begrundet i informationsformidling og mere i det, der kræver, at mennesker faktisk er på samme sted.

- Oplevet ensomhed er for alvor blevet et folkesundhedsproblem, og jeg tror, at mødesteder vil få en stadig vigtigere samfundsrolle i at modvirke den – ikke som en behagelig bivirkning, men som en udtrykkelig funktion. Vi taler allerede om kultur på recept. Jeg ville ikke blive overrasket, hvis vi om nogle år taler om møder på recept, siger Maarja Edman, fremtidsstrateg hos Kairos Future.

Rapporten Fremtidens konferencekunde er udarbejdet af Svenska Möten i samarbejde med Kairos Future og bygger på en kortlægning af samfundstendenser, der påvirker fremtidens møder og konferencer.