Da Amazons finansdirektør under et investeringsmøde i slutningen af oktober sidste år, nævnte, at hans virksomhed sparede 1 milliard dollars ved ikke at rejse, var det den første konkrete observation af den slags besparelser, som virksomhederne så under pandemien. Men endnu vigtigere var det en forsmag på de besparelser som virksomhederne kan fortsætte med at lave.
Økonomi og forretningsrejser har altid hørt sammen. Med rejser, før pandemien, som den næststørste udgift efter lønninger ifølge forretningsrejsebureauet TravelPerk.
Omkring 79 procent af Travel Managers vil samarbejde med kolleger fra økonomi og regnskab, efterfulgt af HR på 66 procent og Risk Management på 63 procent ifølge BCD Travels undersøgelse “Understanding Stakeholder Engagement with the Travel Program”, som har spurgt 106 Travel Managers. “Stakeholder engagement” er også Travel Managerens foretrukne udtryk, da der er masser af andre relationer i spil.
Investering, ikke omkostninger
Nu står Travel Manageren over for den store udfordring at skulle uddanne organisationen i at se værdien af rejser, fordi det fremadrettet er en omkostning, der ikke har været så tydelig på balancen i et par år. De fleste virksomheder forbød ikke-nødvendige rejser, og krævede, at medarbejderne begrundede deres rejser og forklarede, hvilken form for afkast af investeringen de ville få. Disse strenge godkendelsesprocesser og kontroller, der oprindeligt blev indført for at hjælpe med at beskytte medarbejdere, mod at blive ramt af en dødelig sygdom for næsten to år siden, viser ingen tegn på at forsvinde snart.
Stadigt sammenfald mellem rejser og udgifter
Finans- og økonomidirektører har også fået mere indflydelse på rejser på grund af sammenlægningen af rejse- og udgiftsplatforme. De større erhvervsrejsebureauer har under pandemien gjort betydelige indtog i udviklingen af udgiftsstyringsløsninger. Tag f.eks. American Express Global Business Travels Neo1 samt BCD Pay og TripActions Liquid.
“Økonomi, rejsestyring og indkøb er de mest relevante interne interessenter for betalings- og udgiftsstyring af forretningsrejser. ”Finans- eller økonomichefen er den typisk primære beslutningstager, især når det kommer til at vælge betalings- og rejseudgiftsløsninger og tilbagebetaling af moms” ifølge BCD Travel. Der vil være mere pres på at kontrollere alle omkostninger, når vi er kommet ud af pandemien og platforme, der kan give et samlet overblik over hver enkelt omkostning – med rejser inkluderet – vil nemt finde ”nye venner”.
Hjemme arbejdsfaktoren er også med til at påvirke et strammere greb om rejseudgifterne. Den fremtidige mængde virksomhedsrejser er stadig til debat og mens dialogen fortsætter, er medarbejderne ved at indrette hjemmekontorer og udgiftsføre en anden type af forbrug, som de aldrig har gjort før.
Resultatet er, at forretningsrejserne lige nu falder ind i en meget større sammenhæng af virksomhedens forbrugskategorier. Og mens nogle kynikere kan sige, at virksomhederne vil fortsætte med at begrænse rejser primært af økonomiske årsager, snarere end at det er relateret til klimaændringer, kan optimistiske bæredygtighedsmål stadig have den største indvirkning på fremtiden for forretningsrejser og deres opfattelse som omkostning frem for investering.