Trendrapport: Pludselig vil alle have rundbordsmøder

Svenska Mötens årlige trendrapport overvåger møder i forandring i forhold til løbende forandringer i arbejdsliv og samfund. Tendenserne er baseret på ekstern analyse, dybdegående interviews med eksperter og er baseret på langsigtede megatrends.

Et af de tydeligste signaler er, at kunderne i stigende grad efterspørger rundbordsmøder eller øer.

– Rundbordsmødet er et symbol på inklusion. Allerede i det 12. århundrede blev det brugt til at undgå magtkonflikter – alle omkring bordet havde samme mulighed for at tale. I dag afspejler det vores behov for dialog, deltagelse og samskabelse, siger Michael Schüller, der har været administrerende direktør for Svenska Möten siden 2021.

En anden indsigt, som Michael fremhæver fra denne rapport, er, at gode lokaler ikke længere er nok. Konferencen er gået fra at være en dagsorden på papir til en holistisk oplevelse. Deltagerne vil vide, hvad mødet giver dem – ikke bare hvad de skal gøre.

– De, der kan designe møder, ikke bare tilbyde et sted, vil være mest attraktive fremadrettet.

Når det kommer til AI, ser Michael Schüller en nysgerrighed blandt svenske virksomheder.

– AI kan frigøre enormt meget tid, men skal bruges transparent og etisk. Brugt korrekt giver det mere plads til menneskelig tilstedeværelse og relationer. Brugt forkert risikerer det at skabe distance.

IT-sikkerhed bliver en stadig vigtigere del af møder. Certificeringer som ISO 27001, Nem-ID login og rutiner for AV-udstyr kan snart blive en given service.

– Vi ser også, at flere mennesker ønsker at booke hele faciliteter for sig selv – ikke kun for fællesskabets skyld, men også for sikkerhedens skyld.

Michael Schüller mener, at arrangører skal måle og styrke den sociale dimension i deres møder.

– Social sundhed får folk til at præstere bedre. Det handler om at skabe plads til diskussioner, samskabelse og spontane møder – selv under turen til konferencen.

Svenska Möten ser, at flere og flere virksomheder opkøber hele faciliteter, såkaldte buyouts, for at opbygge en stærkere følelse af tilhørsforhold. Men fællesskab opstår ikke automatisk.

– Succesfulde konferencer indbygger ritualer og har en velgennemtænkt plan for “mellemrummene”, det vil sige de naturlige pauser mellem de forskellige sessioner. Når deltagerne føler ejerskab, og miljøets særpræg udnyttes, bliver mødet en fælles historie, der lever videre. Så skaber vi ikke bare en konference, men et fællesskab.

Endelig påpeger Michael Schüller udfordringen ved at arrangere store møder.

– Den mest almindelige faldgrube er at undervurdere administrationen og logistikken. Risikoen er, at deltagerne bliver passive. For at få succes er det nødvendigt med planlægning for energi og flow – og en stærk moderator, der holder sammen på dramaturgien. Mit råd til uerfarne arrangører er enkelt: få hjælp fra en mødepartner. Det er en investering, der betaler sig.

Syv mødetrends, du skal have fokus på: 1️⃣ Rundbordssamtaler = inklusion og dialog 2️⃣ Mødelokalet er ikke nok – den samlede oplevelse er vigtig 3️⃣ AI frigør tid (men kræver gennemsigtighed) 4️⃣ Sikkerhed bliver en konkurrencefordel 5️⃣ Social sundhed fremmes som en strategisk ressource 6️⃣ Buyouts → fra møde til fællesskab 7️⃣ Store møder kræver nye værktøjer og logistik