Sådan tilpasser virksomheder rejsepolitikken

Før i tiden var hierarkiet i erhvervsrejser hugget i sten: Ledelsen sad forrest, og de øvrige ansatte sad bagerst. Hvis de da fik lov til at rejse med. Men i dag er situationen anderledes. Virksomhederne er fanget i et krydspres af stigende priser og medarbejdere, der også vil rejse.

Men hvordan balancerer virksomheder stigende rejseomkostninger med medarbejdernes voksende forventninger til komfort - uden at gå på kompromis med produktivitet og bundlinje?

Det er omdrejningspunktet i klummen nedenfor fra Stefan Tarp, direktør i SAP Concur for Norden og Baltikum, som med afsæt i både data og erfaringer leverer fem konkrete og operationelle bud på, hvordan virksomheder kan navigere i den nye rejsedynamik.

Så hvad siger dataen om det økonomiske aspekt? 

Trods finansielle udfordringer og strammere budgetter viser data fra SAP Concur, at andelen af premium-bookinger rent faktisk steg til 11,3 pct. i 2025 (mod 10,3 pct. i 2019). Gennemsnitsprisen for en international premium-billet var 4.049 dollars i 2025 – en stigning fra 3.905 dollars i 2019. Og overnatning, mad og drikke blev også dyrere.

Når man spreder de ekstra udgifter ud over en stor gruppe rejsende medarbejdere, løber de øgede omkostninger hurtigt op. Der er med andre ord et voksende pres på de chefer, der skal træffe de konkrete beslutninger om hvem, hvordan og hvorfor, når det kommer til rejser i virksomhederne. 

Og min erfaring med virksomheder i Norden, hvor vi er kendt for flade hierarkier, er, at der er en mere højlydt og åben diskussion om, hvem der bør rejse med ekstra komfort, så de kan være udhvilede til et vigtigt møde.For at være på forkant er det nødvendigt, at virksomhederne er helt skarpe på, hvordan de kan styre forventningerne og få de stramme budgetter til at række længere. 

Derfor er her fem konkrete greb til at navigere i den nye dynamik:

1. Gentænk kriterierne for premium-billetterI stedet for at kigge på anciennitet, bør I allokere budgettet efter rejsens formål. Prioritér premium-pladser til flyrejser over en vis varighed eller til kritiske kundemøder, hvor medarbejderen skal ankomme 100 pct. udhvilet.

2. Benchmark jeres rejsepolitikkerHold jeres politik op mod branchens standarder. Hvis jeres regler er mere restriktive end konkurrenternes, risikerer I at tabe kampen om de bedste talenter, der i dag vægter rejsekomfort højt.

3. Vægt kvalitet over kvantitetOvervej om fire årlige economy-rejser kan erstattes af ét længere ophold på business class. Ved at reducere rejsevolumen kan I hæve komforten uden at øge de samlede omkostninger.

4. Se på tallene, før I trykker på knappenBrug teknologi til at beregne de økonomiske konsekvenser, før I ændrer jeres rejsepolitik. Hvad koster det reelt på bundlinjen og effektiviteten, hvis alle flyrejser over fem timer fx opgraderes?

5. Kan I hacke economy-rejsen?Hvis business class er økonomisk urealistisk, så kig på andre muligheder. Lounge-adgang, ekstra benplads eller en obligatorisk fridag efter langdistanceflyvninger kan øge trivslen markant for færre midler.

Rejseaktivitet skaber kun værdi for forretningen, hvis medarbejderne formår at præstere, når de når deres destination. Ved at have en tydelig rejsepolitik, der både balancerer komfort og omkostninger, kan I sikre produktivitet og fastholdelse - uden at sprænge budgettet. Og uden at folk får ondt et vist sted, når andre kollegaer er på farten.

Stefan Tarp

Direktør i SAP Concur for Norden og Baltikum